Inleiding

In 2018 is veel tijd en energie gestoken om te komen tot een sterke Bestse gemeenschap en regio. Door Samen op ons Best een belangrijke plaats te geven wordt benadrukt dat de organisatie nadrukkelijk de samenwerking met de Bestse gemeenschap zoekt en wil optimaliseren. Hierdoor kunnen we gebruik maken van de kracht van de samenleving. Dat past in het huidige tijdsgewricht waarin niet langer alleen de overheid een zorgplicht heeft maar waar ook de gemeenschap zelf haar zorgtaken moet vervullen. De gemeente is zodoende niet langer de partij die de spil is maar een van de partijen.

Dienstverlening

Het verbeteren van de dienstverlening stond in 2018 prominent op onze agenda. De vertaling van de dienstverleningsvisie ‘Graag en op maat’ krijgt steeds meer gestalte.

Het instrumentarium voor digitale dienstverlening is uitgebreid. Met behulp van de methodiek van ‘klantreizen’ zijn interne processen tegen het licht gehouden, verbeteringen doorgevoerd of in voorbereiding. In organisatie-ontwikkelingstrajecten focussen we op een andere (klantvriendelijkere) manier van werken van onze organisatie. Door het ophalen van klantervaringen denken we meer en meer van buiten naar binnen en laten we ons een spiegel voorhouden. Met ‘PleinBest’ realiseerden we in 2018 een digitaal platform voor en door inwoners. Onderdeel van dit platform is een sociale kaart; implementatie hiervan is in een vergevorderd stadium. In 2018 is ook een start gemaakt met het project één fysieke toegang. In dit project verkennen we de optie van het fysiek samenvoegen van de dienstverlening van Bestwijzer en de gemeente. In 2018 is ook het digitaal inwonerspanel opgericht. Via dit panel kunnen inwoners hun opinie geven of worden zij gevraagd input te leveren voor diverse (beleids)thema's. Deze werkwijze geeft invulling aan de gedachte om samen met de inwoners op te trekken.

Bovenstaande opsomming is maar een kleine greep uit de vele projecten en activiteiten die gericht zijn op het verbeteren van dienstverlening of hiermee direct of indirect verband houden. Eind 2018 startten we met een programmatische aanpak van de dienstverleningsvisie. Daarmee creëren we overzicht van alle lopende en nog op te pakken projecten en activiteiten en zorgen we voor verbinding en samenhang. Oók met de programma’s Sociaal Domein, Omgevingswet en Samen op ons Best.  

Personeel en organisatie

Om goed in te kunnen blijven spelen op ontwikkelingen in de samenleving zijn we als organisatie continu in beweging. Dat vraagt om verandercapaciteit én veranderbereidheid van onze medewerkers. Dat gaat niet altijd vanzelf. Daarom investeren we in onze medewerkers en in de organisatie daar om heen. We willen onze dienstverlening zo optimaal mogelijk inhoud geven. In 2018 gingen we daarom verder met de uitvoering van de HRM-strategie Best 2020, die in 2017 is vastgesteld. Dit gebeurt volgens een uitvoeringsplan met als drie hoofdthema’s duurzame inzetbaarheid, organisatieontwikkeling en strategische personeelsplanning.

Duurzame inzetbaarheid

Hoe blijven onze medewerkers duurzaam inzetbaar? Dit begint in onze optiek bij het goede gesprek hierover tussen leidinggevende en medewerker. Daarbij  staat de ontwikkeling van de medewerker en de match met de organisatie voorop. De gesprekscyclus die hiervoor is ingericht, werd vernieuwd (versie 2.0). Zowel medewerkers als managers worden getraind in het voeren van Het Goede Gesprek. Hierin worden persoonlijke- en organisatiedoelen gedeeld. Ook maken we hierin afspraken over de manier waarop deze doelen te bereiken. De versie 2.0 zien we als een belangrijk fundament voor verdere organisatieontwikkeling.  

Vitaliteit
Daarnaast hebben we aandacht voor vitaliteit. Het doel is dat medewerkers fit zijn én blijven om hun huidige én toekomstige werk goed uit te voeren. Maar ook een gezonde balans tussen werk en privéleven en zelf regie voeren op je leven en loopbaan, vinden we belangrijk. In 2018 legden we de prioriteit bij acties om het ziekteverzuim te verlagen. Dit doen we samen met HCC, onze arbo-dienstverlener. De acties lijken hun vruchten af te werpen met een daling van het verzuim met circa 2% gedurende 2018, tot 7,3% in december. Verder investeerden we in 2018 in verbeterde arbeidsomstandigheden, zoals met de aanschaf van arbo-proof meubilair en maatregelen tot klimaatverbetering in het gemeentehuis. Dit zijn prioriteiten die ook genoemd staan in de uitgevoerde Ri&E's (Risico Inventarisatie & Evaluatie), 2018. De Ri&E’s zijn uitgevoerd bij al onze werklocaties.

Kennis- en vaardigheidsniveau
Om het kennis- en vaardigheidsniveau van onze medewerkers te optimaliseren, is een aantal centrale opleidingsactiviteiten opgezet. Deze krijgen een structureel karakter of hebben dit al.  Voorbeelden hiervan zijn het Digivaardigheidsprogramma (hoe kan ik digi-vaardig en digi-veilig werken, ondersteund door zo optimaal mogelijke werkprocessen, tools en systemen), trainingen Helder schrijven en de training Best(s)e Start, een introductiecursus over hoe het bij 'de' en 'onze' gemeente werkt.

Qua arbeidsvoorwaarden stelden we in 2018 de criteria voor toekenning van uitloopperiodieken vast en startten we met de uitvoering van deze regeling. Verder hebben we met de Regeling Telewerken het plaats onafhankelijk werken geformaliseerd. Aan het merendeel van onze medewerkers verstrekten we daarvoor ook de tools. Met deze flexibiliteit van werken, kunnen medewerkers hun werk gemakkelijker organiseren. Tegelijkertijd vraagt het om zorgvuldig omgaan met informatie, zodat onbevoegden daar geen kennis van kunnen krijgen. Aan dit aspect van veilig werken is nadrukkelijk aandacht besteed onder andere door bewustwordingsacties.

Organisatieontwikkeling
Om de gewenste organisatieontwikkeling te faciliteren werd de organisatie- en managementstructuur aangepast. Ook is ingezet op meer integraal en klantgericht werken, voornamelijk vanuit het programma Samen op reis. Daarnaast werd ingezet op het organiseren van een beheersbare span of control voor managers.

Strategische personeelsplanning
Onder de paraplu van strategische personeelsplanning vallen beleid en de instrumenten waarmee de organisatie stuurt op de juiste samenstelling van het personeelsbestand. In 2018 is het generatiepact 2016 geëvalueerd. Dit generatiepact bood medewerkers van 60 jaar of ouder de mogelijkheid om minder uren te gaan werken, met gedeeltelijke doorbetaling van die uren. De regeling is ingevoerd om formatieruimte vrij te maken voor jongeren, arbeidsmobiliteit te bevorderen en om oudere medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Evaluatie wijst uit dat deze doelstellingen grotendeels zijn bereikt. Keerzijde is dat het een behoorlijke financiële investering vraagt en dat de bundeling van vrijkomende uren tot nieuwe functies geen eenvoudige opgave is. We stelden geen nieuw generatiepact vast. In 2019 beslissen we over een mogelijk alternatief.

De arbeidsmarkt wordt krapper, zeker op specialistische functies. Toch slaagden we er in onze vacatures in te vullen. Dit doen we voor vast personeel in de regel door eigen werving, waarbij we vanaf 2018 succesvol gebruikmaken van het vacatureplatform 'Werken in ZuidOost-Brabant'. Ook nieuw in 2018 was de Inhuurdesk ZO Brabant. De inhuur van tijdelijke medewerkers, met uitzondering van payroll-krachten, wordt zo via 1 loket geregeld. De implementatie was niet eenvoudig, met name vanwege gewijzigde procedures. Met de nieuwe werkwijze is er beter inzicht in aanwezige inhuur en kan er beter worden gestuurd op de noodzaak en verlenging van inhuur.

Loonkosten

Uit deze tabel blijkt dat de werkelijke loonkosten 2018 € 2,0 miljoen lager zijn dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat onder andere diverse functies binnen het sociaal domein en managementfuncties (nog) niet zijn ingevuld. Deze ontstane vacatureruimte is vervolgens ingezet om tijdelijke inhuurkrachten flexibel in te zetten. Dit is dan ook terug te lezen in onderstaande tabel.

De totale kosten voor externe inhuur over 2019 bedragen € 3,4 miljoen. Deze uitgaven betaalden we uit vrijgekomen vacatureruimte ('onderuitputting') en uit al bestaande budgetten die door de raad beschikbaar zijn gesteld. Het saldo kan worden benut om de inhaalslag rond de uitloopperiodieken te financieren. Dat is een logische stap omdat het over een in 2018 ontstane schuld gaat, die in 2019 wordt opgelost. In 2018 was er € 2,3 miljoen beschikbaar vanuit de vrijgekomen vacatureruimte. Dit komt ook overeen met het gegeven dat het in 2018 lastig was om openstaande vacatures in te vullen. Deze openstaande vacatureruimte veroorzaakt uiteraard ook de stijging van de uitgaven externe inhuur.

Samengevat betekent bovenstaande het volgende:

De totale stijging van € 0,6 miljoen wordt veroorzaakt door een totale loonstijging van circa 2% en door inhuur binnen het sociaal domein en de invulling van de openstaande vacatures. Deze extra budgetten stelde de raad in voorgaande kaderbrieven vast. Deze stijging is ook zichtbaar in het aantal formatieplaatsen:

Informatisering & Automatisering

In  2018 is de dienstverleningsvisie 'Graag en op maat' verder vertaald naar diverse vernieuwingen voor automatisering (I&A) en de digitale dienstverlening. Als '’slimme volger’ 'was er veel aandacht voor informatiebeveiliging en privacy. In 2018 lag de focus op de volgende projecten:

• Uitbreiding monitoring en digitalisering Sociaal Domein.
• Vervanging belastingenapplicatie.
• Verbetering documentbeheersysteem voor opslag en archivering.
• Zoekfunctie voor verbeteren vindbaarheid van informatie.
• Inzetten Berichtenbox van MijnOverheid.
• Doorontwikkeling gegevensdistributie en gegevensmagazijn.

Om toekomstige ICT-veranderingen ook technisch te kunnen blijven ondersteunen op het gebied van bereikbaarheid en strengere beveiligingseisen, vervingen we in 2018 de centrale IT-infrastructuur. Hierbij is ook de helpdesk overgegaan naar een nieuwe externe dienstverlener.

De toenemende mate van digitalisering zorgt voor een toename van de hoeveelheid data. De gemeente Best wil een transparante overheidsinstantie zijn en nuttige en open data voor iedereen toegankelijk maken. In 2018 is hierop ingezet door meer data gedreven te gaan werken, zodat we zorgen voor een goede en toegankelijke informatievoorziening voor de inwoners, ondernemers en onze organisatie.

Informatiebeveiliging en privacy

We hebben veiligheid en privacy hoog in het vaandel staan. Naast de verplichting vanuit wet- en regelgeving erkennen we het belang vanuit de eigen organisatie. Iedere medewerker heeft een belangrijke taak en verantwoordelijkheid op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Afdelingsmanagers en het College van BenW hebben hierin een bijzondere rol; zij nemen beslissingen over maatregelen, dragen hiervoor verantwoordelijkheid en hebben een voorbeeldfunctie.

Om informatieveiligheid en privacy te coördineren en te borgen binnen de organisatie, stelden we een informatiebeveiligingsfunctionaris en een functionaris gegevensbescherming aan.

We hebben het in 2017 vastgestelde privacybeleid uitgewerkt in het Privacyreglement. In het privacyreglement wordt uitgelegd hoe de gemeente Best omgaat met persoonsgegevens en wat wettelijk wel en niet verantwoord is. Informatie over het privacybeleid en het privacyreglement is organisatiebreed gecommuniceerd en beschikbaar gesteld. Daarnaast werkten we de regeling Telewerken uit en stelden we deze vast in het kader van afspraken omtrent (veilig) telewerken. Met telewerken bedoelen we, onafhankelijk van tijd en plaats, werken buiten de vaste kantooromgeving met behulp van ICT. In de regeling Telewerken staat waarmee je dan rekening moet houden. Ook begonnen we met het opstellen van het informatiebeveiligingsbeleid 2019-2021. Dit beleid vervangt het eerdere informatiebeveiligingsbeleid 2016-2018 en kan in 2019 worden vastgesteld.

Team IB&P (Informatiebeveiliging&privacy) is voor de organisatie, college en raad actief met het verhogen van informatieveiligheid en privacybewustzijn:

• De coördinatie en implementatie van technische, organisatorische en menselijke maatregelen. Bijvoorbeeld het faciliteren van de techniek om versleuteld te kunnen mailen en het bewustmaken van de medewerkers hierover.
• Voorkomen en oplossen van datalekken. We trachten te voorkomen dat vertrouwelijke informatie op een onjuiste wijze de organisatie verlaat.
• De uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) door beschikbaar stellen en actueel houden van een Register van Verwerkingen. Faciliteren van inzage- en correctieverzoeken, aangaan van verwerkers-overeenkomsten, uitvoeren van Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen op kritische processen en datalekken tijdig melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
• Het naleven van wet- en regelgeving en het uitleggen van richtlijnen door (on)gevraagd advies te geven. Bijvoorbeeld welke gegevens mag je wel/niet delen met een collega en waarom.
• Het uitvoeren van kwetsbaarhedenscans en risicoanalyses.
• De coördinatie van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) systematiek en ondersteuning bij audits. Het doel van ENSIA is om verantwoording over informatieveiligheid af te leggen aan de gemeenteraad. In juni legde het college deze verantwoording af (collegeverklaring ENSIA 2017).
• Uitvoeren van bewustwordingsacties.

Om bewustwording op een steeds hoger peil te krijgen voerden we periodiek diverse acties uit:

• Informatiebulletins met actuele informatie over dreigingen, tips omtrent informatieveiligheid en privacy et cetera.
• Clear screen/clean desk acties, waarbij de focus ligt op ‘locken’ van de PC, geen (privacy gevoelige) informatie op het bureau en kasten afgesloten zijn bij het verlaten van de werkplek.
• Phishing campagne om medewerkers bewust te maken van het gevaar van phishing-mails en hoe deze te herkennen zijn.
• Informatiesessies aan raad, college, management en medewerkers over diverse onderwerpen.

Huisvesting
In 2018 realiseerden we diverse zaken rondom arbo-omstandigheden en duurzaamheid. Zo kregen alle werkplekken een nieuw elektrisch instelbaar zit-sta-bureau en een bureaustoel, de kantine een moderne, frisse, groene uitstraling en een nieuwe keuken. Ook realiseerden we in 2018 grote nieuwe spreekkamers in de oudbouw. We richtten een geheel vernieuwde raadzaal in, voorzien van de modernste faciliteiten. Verduurzaming heeft plaatsgevonden door extra dik glas in de kantine te plaatsen en zonnepanelen en extra isolatie op het dak van het gemeentehuis en enkele andere gemeentelijke locaties. We startten met het verduurzamen van het gehele gemeentehuis naar een minimaal label-A status. Om dit te bereiken startten we met de aanbesteding van een nieuwe klimaatinstallatie.

Kwaliteit en control

Om de organisatie beter beheersbaar te maken, geven we een korte toelichting op enkele processen gericht op de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering. Dit zijn devennootschapsbelasting, de onderzoeken naar rechtmatigheid respectievelijk doeltreffendheid en doelmatigheid en de juridische kwaliteitszorg.
In 2018 namen we maatregelen die naar verwachting een bijdrage hebben op de uitkomsten uit de tool 'Vensters voor bedrijfsvoering'. De implementatie van de Corsa module contractbeheer is uitgesteld tot 2019, omdat de samenhang met andere softwarepakketten dan gerealiseerd gaat worden.

Vennootschapsbelasting
Het doen van de aangifte vennootschapsbelasting is inmiddels opgenomen in de taken van de ambtelijke organisatie. Over 2018 zijn verder geen bijzonderheden op dit onderwerp.

Onderzoeken naar rechtmatigheid (Gemeentewet artikel 212)
Op 10 december 2018 stelde de raad het geactualiseerde, specifieke normenkader en het controleprotocol voor het boekjaar 2018 vast. De bedrijfsvoering is zodanig ingericht, dat het rechtmatig handelen aantoonbaar geborgd is. De aandacht is vooral gericht op het actualiseren van de interne beheersmaatregelen in de processen met de grootste financiële risico's. Daarmee maakten we controleerbaar voor de raad en accountant, dat de aangeboden dienstverlening en bedrijfsvoering volgens de regels van rechtmatigheid worden uitgevoerd.

In afstemming met de accountant is de verbijzonderde interne controle op getrouwheid en rechtmatigheid uitgevoerd op de onderwerpen salarissen, belastingen, inkopen & aanbesteden, aan- en verkoop van gronden, subsidies, grondexploitaties en verhuuropbrengsten.Tevens zijn de kwaliteitscontroles uitgevoerd op het gebied van het Sociaal Domein: de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. Ook toetsten we de besluiten van raad en college in 2018 op rechtmatigheid. De resultaten van alle controles zijn ter beschikking gesteld aan de accountant.
De accountant toetste namens de raad het feitelijk handelen door de gemeente aan het normenkader. Hiermee is aan de eisen van wet- en regelgeving en daarmee aan een juiste financial accounting voldaan.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid (Gemeentewet artikel 213a)
In 2014 stelde de raad de verordening voor de onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid vast. Voor de jaren 2018 tot en met 2021 is een integraal controleplan opgesteld, waarin deze onderzoeken zijn opgenomen. Toelichting op de onderzoeken van 2018:

1. De onderzoeken naar de processen inkomens- en maatschappelijke ondersteuning, subsidieverstrekkingen, ruimtelijke initiatieven derden, maatschappelijk verantwoord inkopen en bestuurlijke besluitvorming zijn in 2018 uitgevoerd.
2. De geplande onderzoeken naar de processen publieke producten respectievelijk aangifte en verzoeken zijn verschoven naar 2020. In plaats daarvan gaven we prioriteit aan de processen subsidieverstrekkingen, ruimtelijke initiatieven derden en maatschappelijk verantwoord inkopen.
3. Het onderzoek naar het nieuwe proces Omgevingswet is door de vertraging in de uitrol van het implementatietraject uitgesteld.
4. De Rekenkamercommissie voerde de onderzoeken naar het functioneren van inwoners- en overheidsparticipatie respectievelijk de intentieverklaring 'met raad en daad' uit.

Onderzoeken naar informatiebeveiliging [Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG)]
In 2018 zijn onderzoeken naar de volgende basisregistraties uitgevoerd: basisregistratie personen, waardedocumenten en de finale audit Ensia, waarin opgenomen Suwinet en Digid.
Hiermee is invulling gegeven aan de borging van de informatievoorziening en de informatiebeveiliging. Tevens voerden we een IT-audit op de financiële applicaties uit. De conclusies en aanbevelingen zijn vastgesteld door het bevoegde orgaan.

Juridische kwaliteitszorg

In 2018 Wijzigde de samenstelling van de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. De reden hiervoor was het verstrijken van de zittingsduur van een aantal leden en van de voorzitter van de Kamer Bewonerszaken. De vernieuwde commissie startte in juni.

Bezwaarschriften
In 2018 werden in totaal 70 bezwaarschriften ingediend. Op het eerste oog een flinke daling ten opzichte van de 130 bezwaarschriften in 2017. Het hoge aantal in 2017 werd echter in zijn geheel veroorzaakt door een groot aantal bezwaarschriften tegen twee omgevingsvergunningen. Het huidige aantal bezwaarschriften is in lijn met de aantallen in 2016. Ook de verdeling over de verschillende beleidsterreinen laat weinig opvallends zien. Het aantal bezwaarschriften tegen Wob-besluiten daalde drastisch, dit wordt verklaard door een aanpassing in de wetgeving. Deze aanpassing heeft een einde gemaakt aan de praktijk dat Wob-verzoeken werden ingediend met enkel en alleen de intentie om daar geld aan te verdienen.

Op het gebied van Wmo en Jeugdwet blijft het aantal bezwaarschriften beperkt. Deze dossiers waren wel vaak complex van aard. De afwikkeling vroeg vaak om nader onderzoek. Het merendeel van de bezwaarschriften heeft betrekking op de Participatiewet (bijstandsuitkeringen). Ook waren er (net als in 2017) een redelijk aantal bezwaarschriften op het gebied van handhaving, onder andere in verband met het sluiten van woningen en bedrijfspanden vanwege aangetroffen drugs.

Door middel van het toepassen van mediationvaardigheden zijn bezwaarschriften voorkomen of is op een andere dan juridische wijze tot een voor alle partijen bevredigende oplossing gekomen. Aan de juridische kwaliteit wordt continu gewerkt door middel van opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.

Mandaten
De kernwaarden 'eenvoud' en 'eigen kracht' hebben vertaling gekregen in het mandaatbesluit dat in 2017 volledig was herzien. Eind 2018 startten we met de evaluatie van het mandaatbesluit om te bezien of de nieuwe opzet heeft geleid tot het meer kunnen sturen op hoofdlijnen en zo invulling te geven aan de faciliterende rol richting samenleving. In de evaluatie bekijken we ook of het mandaatbesluit snel en doeltreffend reageren op verzoeken heeft bevorderd.

Door de overgang naar CorsaNext is de implementatie van de Corsa-module contractbeheer uitgesteld naar 2019. De juridische samenwerking met de gemeente Veldhoven op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en de Omgevingswet continueerden we in 2018.